Aufgeweckte Tipps gegen die Befragungsmüdigkeit

Regelmäßig Feedback von seinen wichtigsten Stakeholdern einzuholen, bedeutet schlicht und ergreifend Fahren auf Sicht. Wir brauchen regelmäßig Antworten auf die Fragen: Welche Erwartungen haben Stakeholder an unsere Organisation? Wie bewerten sie die Leistungen und Rahmenbedingungen unseres Unternehmens?

Ohne dieses Feedback müssen wichtige Entscheidungen im Blindflug getroffen werden.

Daher sind Befragungen von Stakeholdern, wie zum Beispiel Mitarbeiter:innenbefragungen oder Kunden:innenbefragungen bereits Standard in erfolgreichen Organisationen.

Was tun aber gegen erodierende Responseraten? Welche Maßnahmen kann man einer vorhandenen Befragungsmüdigkeit entgegenstellen? Wie kann die Aussagekraft von Befragungen gesteigert werden?

Aufwecker vor der Befragung

Klare und intensive Information vorab ist unabdingbar. Eine überraschend einlangende Einladung zu einer Befragung reduziert massiv die Teilnahmebereitschaft. Wo können wir hier ansetzen?

Ziele und Hintergründe der Befragung: Zeitnahe Ankündigungen von Befragungen erhöhen die Aufmerksamkeit. Aber nicht nur das. Es geht auch um wesentliche Informationen vorab: Warum gibt es diese Befragung und was passiert mit den Ergebnissen? Mit etwas Kommunikationsgeschick können überraschende Teaser Neugier und Interesse aufbauen.
Anonymität und Datenschutz: Wie werden die Anforderungen an Anonymität und Datenschutz glaubwürdig und verständlich garantiert?
Verantwortung und Rolle: Dieser Tipp gilt vor allem für Mitarbeiter:innenbefragungen: Was ist die Aufgabe der einzelnen Personen (Projektteam, Befragte, Führungskräfte) in diesem Projekt? Führungskräften muss ganz klar ihre Verantwortung für Information und Aktivierung bewusst gemacht werden.
Nutzen von Multiplikator:innen (bei MABs): Sich allein auf Führungskräfte und ggf. den Betriebsrat in der Kommunikation zu verlassen, ist einfach zu wenig. Installieren wir doch „Survey-Agents“, die gezielt informieren und aktivieren können. Bei Befragungsprojekten der Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz sollten wir auf das interne Netzwerk der Präventivfachkräfte (Sicherheitsfachkräfte, Sicherheitsvertrauenspersonen und Arbeitsmediziner:innen) zurückgreifen. Auch bieten sich einzelne Matrixfunktionen wie Qualitätsmanagement oder Human Resources an, die die Befragungsprojekte unterstützen können.

Aufwecker im Fragebogen

Die Einladung und der Fragebogen selbst können ebenfalls die Teilnahmequote massiv beeinflussen.

Verständlichkeit: Der richtige Sprachstil hat großen Einfluss auf das Antwortverhalten. Vermeidung von Fremdwörtern und kurze, einfache Sätze gelten hier als Grundregel. Es gibt bereits gute Online-Tools, mit denen man die Leichtigkeit der Sprache testen kann.
Fragegestaltung: Wir sehen, dass häufig wechselnde Fragetypen, Fragen mit hoher Textdichte und lange Fragebatterien verstärkt Drop Outs produzieren. Aus diesem Grund bevorzugen wir konsistente Skalen- und ganz einfache Frageformate.
Innovative Fragevisualisierungen: Mit einer modernen Fragebogensoftware hat man eine große Bandbreite an innovativen Fragemöglichkeiten zur Verfügung. Interaktive Slider und Rankings bzw. die Integration von Bildelementen bieten viel Abwechslung. Diese Formate sollen jedoch gezielt eingesetzt werden. Wenn die Aufmerksamkeit eher auf das Layout der Frage und weniger auf den Inhalt gelenkt wird, dann hat man hier überzogen. Weniger ist oft mehr.
Einladungstexte: Große Hebelwirkung auf die Response hat die Qualität der Einladungs- bzw. Intro-Texte. Kurze Texte und eine natürliche, aufgeweckte Sprache mit hohem CTA-Anteil (Call to Action, also Appellfunktionen zur Teilnahme) haben eine enorme Treiberwirkung auf die Response.
Reminder: Der gezielte Einsatz von Remindern, insbesondere, wenn diese technisch nur an die Zielgruppe der noch nicht Teilnehmenden gehen können, zeigt erfahrungsgemäß jedes Mal einen ziemlichen Boost auf die Response. Wir empfehlen hier pro Befragung 2-3 Reminder einzusetzen. Befürchtungen, dass man mit zu häufigen Remindern die Befragten verärgert, sind zumeist unbegründet.

Aufwecker nach der Befragung

Nach der Befragung ist vor der Befragung. Die wichtigste Phase einer Befragung ist und bleibt der Follow up, also die Phase, in der die Organisation konstruktiv mit den Ergebnissen umgeht, diese interpretiert, daraus Konsequenzen bzw. Maßnahmen entwickelt und diese selbstverständlich auch zur Umsetzung bringt.

Feedback direkt nach der Befragung: Zeitnah nach Beendung der Befragung sollte an die befragten Personen ein Dankeschön ausgesprochen werden. Mittlerweile selbstverständlich ist auch eine Rückmeldung über die zentralen Ergebnisse und ggf. weiteren Schwerpunkte. Hier offen über ein eventuell kritisches Feedback zu berichten und die geplanten Maßnahmen dazu, erhöht ungemein die Glaubwürdigkeit.
Maßnahmen: Wenn Ergebnisse in den sprichwörtlichen Schubladen der Verantwortlichen verschwinden, weil sie vielleicht nicht so angenehm sind bzw. gefühlt zu viel Zeit zur Reflexion benötigen, hat man einen großen Schritt zur Reduktion der Teilnahme einer Folgebefragung getan, denn sie nähren die toxische Haltung „Es passiert ja eh nichts“. Die Investition in einen sauber konzipierten und knackigen Follow up-Prozess lohnt sich immer. Ein guter Ansatz könnte dabei unser bereits in einem eigenen Newsbeitrag vorgestelltes pluswert Tennisplatzdesign von Workshops. sein.
Kommunikation: Selbst wenn es einen vorbildlichen Follow-up Prozess gibt, ist er wirkungslos, wenn die Ergebnisse daraus nicht kommuniziert werden. Maßnahmen aus einer Befragung sollen direkt mit der Befragung in Verbindung gebracht werden. Aus Gesagtem entsteht Getanes, und die Wirksamkeit einer Befragung ist flächendeckend nachvollziehbar.

Grundsätzliche Aufwecker

Es gibt nicht nur im Prozess selbst viele Aufwecker, sondern auch grundsätzliche Hebel, die die Beteiligung an Befragungen erhöhen.

Befragungsfrequenz: Die vor kurzem noch stark in Mode stehenden Puls-Befragungen sind an sich eine gute Ergänzung zu den klassischen Befragungsansätzen. Viele Unternehmen haben aber mittlerweile schmerzhaft – bezahlt mit viel Lehrgeld – gemerkt, dass allein durch hochfrequente Stimmungsbarometer inkl. fancy Dashboards sogar das Gegenteil einer Dialogkultur entsteht, nämlich Frustration der befragten Zielgruppen. Sie merken nämlich rasch, dass die häufigen Befragungen zu nichts an Veränderung führen, weil einfach in der hohen Befragungshäufigkeit keine wirksamen Follow up-Prozesse möglich waren bzw. überhaupt nicht eingeplant wurden. Viele Unternehmen wenden sich wieder von diesen hochfrequenten Puls-Befragungen ab.
Nudging: Die Erkenntnisse der Verhaltensökonomie helfen uns durch kleine Anstubser, sogenannte Nudges, die Responseraten von Befragungen zu steigern. Einen guten Überblick über Nudging-Ansätze bietet ein früherer pluswert News-Artikel.
Partizipation: Beteiligungsmöglichkeiten der zu befragenden Personengruppen bereits im Vorfeld und vor allem nach der Befragung sind wichtige Antreiber einer nachhaltigen Beteiligung zu Befragungen. Wieso fragen wir nicht auch einmal die Zielgruppen, was ihnen bei Befragungen wichtig ist?
Pilottests: Eine der wirksamsten Validierungen von Befragungen sind Pilottests, bei denen vor der Befragung ausgewählte Personen der Zielgruppe den gesamten Befragungsprozess – beginnend mit der Information und Kommunikation, bis hin zur Einladung und dem Fragebogen – testen und ein Feedback darüber abgegeben können. Damit bekommt man einen guten Input für eine stärkere Akzeptanz der Befragung. Und je höher die Akzeptanz der Befragung, desto höher die Teilnahmebereitschaft.

Befragungen stehen immer unter einem hohen Kostendruck. Oft wird hier am falschen Ort gespart und Maßnahmen zur Steigerung der Beteilung an Befragungen zu wenig Beachtung geschenkt. Gute Maßnehmen dazu sind nicht teuer und haben einen enormen ROI bei Befragungen.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie wir die Beteiligung von Befragungen steigern können, schreiben Sie uns doch Ihre Frage oder Ihren Bedarf in unser Kontaktformular.