Evaluierung psychischer Belastung goes digital!

Die sowohl in Österreich, also auch in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Evaluierung bzw. Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung am Arbeitsplatz hat sich mittlerweile erfolgreich etabliert. Für jene Unternehmen, die die Sache ernst nehmen, bietet sie eine perfekte Möglichkeit, einen Blick auf ihre Rahmenbedingungen zu werfen, um damit Arbeitsplätze gesünder zu gestalten. Das hilft bei der Produktivität und Zufriedenheit und steigert damit ebenfalls den Gewinn.

Als Rückgrat dient hier unser normgerechter, qualitätsgeprüfter Fragebogen PsyBePLUS®. Übrigens, bei der Qualität sollten Sie sich kein X für ein U vormachen. Haben Sie schon geprüft, ob das von Ihnen eingesetzte Verfahren überhaupt den strengen BÖP-Qualitätskriterien entspricht? Fragen Sie uns, wir helfen Ihnen. Oder fragen Sie die Website PsyBel-Expert, welche Verfahren qualitativ hochwertig sind.

Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass regelmäßige Evaluierungen / Gefährdungsbeurteilungen psychischer Belastungen am Arbeitsplatz einen starken Benefit für die Belegschaft darstellen, und damit das Employer Branding unterstützen. Es wird nach innen und außen klar ausgedrückt, dass der Fokus des Unternehmens auf gesunde Arbeitsplätze liegt. Das bindet die Menschen an ihre Arbeitgeber und macht attraktiv.

Wir wissen aber auch alle, dass der Prozess der Evaluierung in einer Schleife abläuft: Planung, Ermittlung, Maßnahmenentwicklung (inkl. Dokumentation), Umsetzung und Wirksamkeitsmessung, also wieder Planung, Ermittlung etc.

Das ASchG gibt zwar keine fixe Häufigkeit vor, in der die Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung stattfinden soll, aber in der Praxis hat sich eine Wiederholung alle 2-3 Jahre etabliert. Damit können Veränderungen am Arbeitsplatz gut gemessen und Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüft werden.

Wieso kompliziert, wenn es einfach geht – wir machen es zu 100% digital!

Obwohl zwischen einzelnen Ermittlungswellen oft ein paar Jahre liegen, ist es mittelfristig bereits sehr empfehlenswert und auch rentabel, den Prozess der Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung so gut es geht zu vereinfachen. Ein idealer Ansatz zur Vereinfachung besteht in der Digitalisierung.

Wir wollen heute ein paar gute Möglichkeiten zur Digitalisierung bei der Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zeigen:

  • Online-Fragebogen
  • Online-Reporting
  • Online-Workshops
  • Online-Maßnahmendokumentation

Online-Fragebogen – State-of-the-Art

Es gibt bei uns nur mehr wenige Projekte, die wir ausschließlich mit Papier-Bleistift-Fragebogen umsetzen. Hybride- bzw. 100% Online-Projekte sind mittlerweile die Praxis. Aber auch hier gibt es Unterschiede. Wenn nicht alle zu befragenden Mitarbeiter:innen eine eigene Mailadresse haben bzw. diese nutzen, können sie einfach per QR-Code und einem Smartphone auf den Online-Fragebogen gelangen. Einmal-Links, entweder personenbezogen oder als Zufalls-Links, bieten dabei eine gute Sicherheit und schützen vor Mehrfachverwendung. Dass Online-Fragebogen im Responsive Design programmiert sind und damit auf allen Endgeräten gut funktionieren, ist ja bereits selbstverständlich.

Online-Reporting – 24/7 Berichte selbst selektieren

Vordefiniertes Reporting ist meist ausreichend. Aber wirklich spannend ist es, sich als Auftraggeber zu allen möglichen Konstellationen der Ergebnisse selbst Zugang zu verschaffen. Natürlich nur bis zur vorab definierten Anonymitätsgrenze.

Wir stellen gerne auf Wunsch unseren Kunden ein Webtool zu den Ergebnissen zur Verfügung, in dem Berichte nach eigenen Vorstellungen 24/7 selektiert werden können.

Online-Workshops – effizient und auf den Punkt gebracht

Mit der Befragung, also Ermittlung, ist der Prozess der Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nicht beendet. Wenn die Ergebnisse vorliegen, beginnt die wichtigste Phase, nämlich der Follow up. Die Ermittlung kann eine Bestätigung über den aktuellen Status im Unternehmen geben, oder einen Hinweis darauf, wo Veränderungen ansetzen sollen. Aus Gesagtem soll auf jeden Fall Getanes werden.

Es geht also um Maßnahmen. Ganz wichtig: die Entwicklung von Maßnahmen soll am besten mit den und nicht für die betroffenen Menschen erfolgen. Dieses Prinzip zählt noch immer, nur die Medien und Formate, wie diese Partizipation gelebt wird,  haben sich mittlerweile erweitert.

Nach Corona haben wir alle gelernt, Meetings online umzusetzen. Das geht ganz besonders gut bei stark strukturierten Workshops-Designs nach Befragungen. Unsere Workshop-Formate funktionieren alle auch online. Durch das parallele Arbeiten in Online-Räumen können wir ebenfalls integrierte Maßnahmen-Workshops einsetzen (siehe pluswert Tennisplatz-Design). Damit gibt es einen erweiterten Blick auf die Organisation als nur durch Workshops mit einer einzelnen Organisationseinheit.

Online-Maßnahmendokumentation – nachhaltige Wirksamkeit

Die besten Maßnahmenvorschläge sind wertlos, wenn sie nicht sauber dokumentiert werden: Was passiert, durch wen und wann? Vielleicht noch ergänzt mit einer kurzen Problembeschreibung bzw. Kategorisierung der Priorität. Während in kleineren Organisationen es ausreicht, einzelne Protokolle zu sammeln, ist in größeren Organisationen eine zentrales Maßnahmen-Management-Tool unbedingt erforderlich. Wir haben mit der Weblösung ActionMonitor ein Tool, das sowohl zum Download von Berichten, als auch zum Management von Maßnahmen in Form eines zentralen ToDo-Plans dient. Hier können hierarchiebezogen unterschiedliche Ebenen der Maßnahmenplanung gelesen oder verändert werden. Zusätzlich kann auch ein Genehmigungsprozess integriert werden. Mehrwert schaffen wir damit, dass der ActionMonitor den Vorgaben des ASchG für ein Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument (SiGeDok) entspricht.

Selbst bei Befragungen, die nur alle paar Jahre stattfinden, zahlt sich eine Digitalisierung der Prozesse aus.

Wollen Sie Potenziale zur Digitalisierung von Projekten zur Evaluierung / Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung kennenlernen? Schreiben Sie uns doch einfach, was Sie beschäftigt in unser Kontaktformular. Wir können Ihnen gute Tipps geben und Sie dabei unterstützen.