Mitarbeiterbefragungen 4.0

Zufriedene und engagierte MitarbeiterInnen sind der Schlüssel zum Erfolg einer Organisation. Mitarbeiterbefragungen sind dabei das wichtigste Instrument, um Stimmungslagen und Meinungsbilder aus der Perspektive der Mitarbeiter zu erheben. Mitarbeiterbefragungen dienen aber auch als Startzünder für Veränderungsprozesse. Durch Mitarbeiterbefragungen können Organisationen Aktivitäten in den Bereichen Personalentwicklung oder Organisationsentwicklung perfekt steuern. Als zusätzliche Option bietet pluswert zusätzlich die Durchführung der Evaluierung psychischer Belastungen, die synergetisch mit einer Mitarbeiterbefragung gekoppelt werden kann.


Ziele von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen folgen klaren Zielen

  • Wissen, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die unterschiedlichen bereichsspezifischen und zentralen Rahmenbedingungen der Organisation bewerten → Feedback-Funktion
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Prozess der Veränderung und Verbesserung beteiligen → Veränderungs-Funktion
  • Steigerung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter und Führungskräfte → Commitment- und Engagement-Funktion
  • Kritisches Hinterfragen der eigenen Arbeit und der Art, wie die Arbeit erfüllt wird → Selbstreflexions-Funktion

Wirksame Mitarbeiterbefragungen mit dem Qualitäts-Monitor

Um Mitarbeiterbefragungen wirksam durchzuführen, verwendet pluswert die Methode Qualitäts-Monitor, in der Zufriedenheiten und Wichtigkeiten erhoben werden. Der Qualitäts-Monitor schafft es auch, die Ergebnisse von Befragungen leicht verständlich darzustellen. Damit ist es für Organisationen deutlich einfacher, Maßnahmen zu entwickeln.

Hier geht es zum pluswert Folder MAB

Nähere Infos hier: pluswert Mitarbeiterbefragungen


Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

Beim Qualitäts-Monitor werden die Mitarbeiterzufriedenheiten auf der Ebene der Leistungsfaktoren (Zusammenarbeit, Arbeitsplatz, Information & Kommunikation, Aus- und Weiterbildung, Führungskraft….) anschaulich dargestellt. Dabei können je nach Bedarf unterschiedliche befragte Gruppen bzw. Untergruppen oder auch Benchmarks miteinander verglichen werden.

Mitarbeiterbefragung: Einfache Darstellung der Mitarbeiterzufriedenheit verschiedener Organisationseinheiten im Vergleich

Mitarbeiterbefragung: Einfache Darstellung der Mitarbeiterzufriedenheit verschiedener Organisationseinheiten im Vergleich


Treiberanalyse – Was ist wichtig?

Grundlegendes Element einer wirksamen Mitarbeiterbefragung ist die sogenannte Treiberanalyse. Dabei wird die Wichtigkeit von Faktoren und Leistungen analysiert. Aus methodischen Gründen sollte die Wichtigkeit nie direkt erfragt werden. pluswert errechnet die Wichtigkeit durch multivariate Statistik.

Mitarbeiterbefragung: Das Leistungsfaktoren-Portfolio zeigt genau auf, wo primärer Handlungsbedarf liegt (STAR-Faktoren: Halten / kritische Faktoren: Verändern)

Mitarbeiterbefragung: Das Leistungsfaktoren-Portfolio zeigt genau auf, wo  Handlungsbedarf liegt (STAR-Faktoren: Halten / kritische Faktoren: Verändern)

Die Treiberanalyse gibt Auskunft, welche Bedeutung / Wichtigkeit einzelne Leistungsfaktoren bzw. Leistungen haben. Damit kann man Stärkefelder oder Schwachpunkte identifizieren und damit gezielt Veränderungen ableiten.


Stärken- und Schwächenanalyse bei Mitarbeiterbefragungen durch den Qualitäts-Monitor

Hier werden die Stärken und Schwächen der einzelnen Leistungen innerhalb der Leistungsfaktoren genau analysiert. Die Wichtigkeit (Treiberwirkung) der einzelnen Leistungen gibt exakt Auskunft über relevante Stärken und Schwächen.

Mitarbeiterbefragung: In der Detailanalyse werden die Stärken und Schwächen innerhalb eines Leistungsfaktors sichtbar. Das ist die Basis für die konkrete Maßnahmenplanung.

Mitarbeiterbefragung: Hier werden die Stärken und Schwächen innerhalb eines Leistungsfaktors sichtbar. Das ist die Basis für die konkrete Maßnahmenplanung

Ziel dabei ist es die wesentlichen Hebel zur Steigerung der Zufriedenheit zu identifizieren:

  • Ausbau von Stärken
  • Abbau von Schwächen
  • Ermittlung von Einsparungspotenzialen

Erfolgsfaktoren einer Mitarbeiterbefragung

Es gibt einige wesentliche Kriterien, die eine Mitarbeiterbefragung erst wirksam werden lassen:

  • Hohe Analysetiefe, d.h. möglichst starke Abdeckung der einzelnen Organisationseinheiten
  • Professionelles Projektmanagement (klare Zuständigkeiten, Integration der Entsheidungsträger, offene Kommunikation)
  • Verständliche Darstellung der Ergebnisse durch selbsterklärende Berichte und Charts
  • Treiberanalyse zur Identifikation von Hebeln der Zufriedenheit
  • Integration externer Benchmarks zur Orientierung
  • Fokus auf den Follow up-Prozess (Was sagen uns die Ergebnisse? Was passiert danach? Welche Maßnahmen werden gesetzt?)

Wieso zweimal befragen? MAB mit integrierter Evaluierung psychischer Belastungen

Synergien nutzen – Wirksamkeit verdoppeln

pluswert führt die Mitarbeiterbefragungen mit der Methode Qualitäts-Monitor durch. Im Fragebogen (ca. 80 – 100 Fragen) werden z.B. Faktoren, wie Arbeitsumgebung, Tätigkeit, Zusammenarbeit, Führung, Werte, Information & Kommunikation, Unternehmenskultur, Ruf & Stellenwert der Organisation etc. bewertet. Mitarbeiterbefragungen analysieren Mitarbeiterzufriedenheit, die Wirksamkeit von Personalentwicklungs- bzw. BGF-Maßnahmen, Engagement oder Commitment.

Mitarbeiterbefragung: Das Leistungsfaktoren-Portfolio zeigt genau auf, wo primärer Handlungsbedarf liegt (STAR-Faktoren: Halten / kritische Faktoren: Verändern)

Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen: Die perfekte Integration einer Mitarbeiterbefragung (Qualitäts-Monitor) mit dem PsyBePLUS

Die mit der Novelle des ASchG 2013 vorgeschriebene Evaluierung psychischer Belastungen misst Belastungen, die sich aus den Dimensionen Tätigkeit, Arbeitsplatz, Organisationsklima und Arbeitsabläufe ergeben. Eine der wichtigsten Methoden der Evaluierung psychischer Belastungen ist eine Befragung der MitarbeiterInnen. Es macht enorm viel Sinn, die Mitarbeiterbefragung synergetisch mit der Evaluierung psychischer Belastungen zu verbinden. pluswert verbindet die Mitarbeiterbefragungs-Methode Qualitäts-Monitor mit dem PsyBePLUS. Der PsyBePLUS ist ein von pluswert entwickelter Fragebogen zur Evaluierung psychischer Belastungen, der der ÖNORM DIN ISO EN 10075-3 entspricht.

Für die synergetische Verbindung von Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen spricht vieles

  1. Akzeptanz bei Befragten Eine gemeinsame Befragung (also Mitarbeiterbefragung + Evaluierung) hat von Seiten der Befragten eine enorm höhere Akzeptanz
  2. Halbierung der Ressourcen Jede Befragung muss, um wirksam zu sein, mit einem Follow up gekoppelt werden, in dem die Ergebnisse diskutiert, interpretiert und Maßnahmen formuliert werden. Eine synergetisch durchgeführte Befragung (Mitarbeiterbefragung + Evaluierung) beansprucht in der gesamten Organisation dementsprechend nur rund 50% der Ressourcen im Vergleich zu einem getrennten Vorgehen  (1 Projektteam, 1 Methode, aufgeteilte Fixkosten, 1 Follow-Up-Prozess…)
  3. Transparenz / Vergleichbarkeit Das einheitliche und gleichzeitige Vorgehen von Mitarbeiterbefragung und Evaluierung erhöht die Transparenz in der Organisation, weil mit der gleichen Methode Abweichungen zwischen einzelnen Organisationseinheiten, Berufsgruppen bzw. soziodemografische Untergruppen gemessen werden können. Damit ist es möglich, Schwerpunkte für die Maßnahmenfestsetzung zu finden.
  4. Follow up-Prozess Insbesondere dann, wenn die Evaluierung psychischer Belastungen nur in einem Teil der Organisation durchgeführt wird und darüberhinaus vielleicht noch mit unterschiedlichen Verfahren, ist es nicht möglich, einen einheitlichen Follow up-Prozess zu gestalten, der die Basis für einen organisationsweit wirksamen Umgang mit den Ergebnissen gewährleistet.
  5. Maßnahmenplanung Das Ziel der Mitarbeiterbefragung und der Evaluierung psychischer Belastungen sind jeweils Maßnahmen festzusetzen zur Verbesserung des Status bzw. Halten von Stärken. Diese Maßnahmen werden am Ende von einer Steuergruppe festgelegt. Wenn alle Ergebnisse (Mitarbeiterbefragung und Evaluierung) zum gleichen Zeitpunkt und gleich strukturiert zusammenkommen, können Maßnahmen deutlich besser formuliert und entschieden werden und nach zentralen (über die gesamte Organisation hinweg) und lokalen Maßnahmen unterschieden werden. Der Erfordernis des Arbeitsinspektorates, Maßnahmen sollen kollektiv wirksam sein und an der Quelle ansetzen, kann damit besser entsprochen werden.
  6. Zentrale Steuerung Zentrale Steuerung einer Organisation bedeutet auch, einheitliche Werkzeuge und Entscheidungsgrundlagen zu entwickeln. Das funktioniert auch bei einer sehr heterogenen, dezentralen Struktur.
  7. Mehr Verständnis Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung machen die aus den Ergebnissen der Evaluierung psychischer Belastungen erhobenen Belastungen noch besser verstehbar, also geben inhaltlich zur Bewertung der Belastungen mehr Input. Dadurch kann man die Maßnahmen besser formulieren.

Wie kann nun dieser Prozess umgesetzt werden? Grundsätzlich muss sich das Vorgehen an die jeweilige Unternehmenskultur anpassen, daher hier nur ein Vorschlag:

  • Mitarbeiterbefragung und Evaluierung gemeinsam umsetzen, aber in der Kommunikation klar ausdrücken, dass in der Befragung sowohl Mitarbeiterbefragung als auch Evaluierung psychischer Belastungen durchgeführt wird
  • Organisationsstruktur für Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen differenzieren: in erster Linie zählen lt. ASchG Arbeitsstätten, die ja eh meist den Organisationseinheiten der Linie entsprechen. Zusätzlich können auch Kriterien, wie Berufsgruppen bzw. Tätigkeitsgruppen erhoben werden, um homogene Teams zu bilden.
  • Wahrung der Anonymität: für Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen gilt es gleichsam, das Thema Anonymität zu garantieren
  • Fragebogen Mitarbeiterbefragung und Fragebogen Evaluierung psychischer Belastungen  in einem Gesamtfragebogen integrieren
  • Auswertungen der Evaluierung psychischer Belastungen getrennt von Mitarbeiterbefragung umsetzen
  • Klaren Follow up-Prozess festlegen: die einzelnen Organisationseinheiten (Führungskräfte und MitarbeiterInnen) reflektieren in einem partizipativen Format (Workshop) die Ergebnisse der gesamten Befragung (Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen)
  • Die Ergebnisse der dezentralen Workshops werden zentral an die Steuergruppe rückgemeldet, die dann zentrale und dezentrale Maßnahmen entscheidet
  • In der Dokumentation werden dann die festgelegten Maßnahmen, die gezielt zur Reduktion der Belastungen (zugeordnet den 4 Belastungsdimensionen Aufgabe/Tätigkeit, Abläufe, Arbeitsbedingungen und Sozialkultur) führen, eigens in einem Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument nach § 5 ASchG integriert. Dieses SiGeDok ist die Basis für die Begutachtungen der Arbeitsinspektorate.
  • Nach der Befragung werden Maßnahmen zur Belastungsreduktion bzw. weitere Maßnahmen (z.B. zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit) umgesetzt
  • Die Umsetzung der Maßnahmen soll kontinuierlich überprüft werden

Hier geht’s zum pluswert-Folder über MitarbeiterInnenbefragungen pluswert Mitarbeiterbefragungen 2014


PsyBePLUS hat die gleiche Logik wie der Qualitäts-Monitor von pluswert

Der PsyBePLUS besteht als einziger anerkannter und zertifizierter Fragebogen aus ausschließlich positiv formulierten Fragen. Warum?

  • Haltungsfrage: Die Entwickler des PsyBePLUS verfolgen eine ressourcen- und lösungsorientierte Vorgangsweise
  • Negativ formulierte Fragen haben auf grund ihrer negativen Tonalität eine geringere Akzeptanz bei Befragten
  • Negativ formulierte Fragen verstärken die Problemfokussierung und widersprechen dem ureigenen Ziel der Evaluierung psychischer Belastungen: wirksame Maßnahmen zur Reduktion von Belastungen zu entwickeln
  • Die positiv formulierten Fragen passen sich in ihrer Logik und Skalentiefe (6stufige Likertskala) optimal an die Struktur der Mitarbeiterbefragungen von pluswert an (Qualitäts-Monitor)

Wichtiger Hinweis: Der PsyBePLUS® ist eine Produkt und eine eingetragene Marke der Inhaber pluswert bzw. cogitaris, unterliegt den Schutzbestimmungen des Urheberrechts und darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Inhaber nicht verwendet werden. Rechtsverletzer werden ausnahmslos strafrechtlich und zivilrechtlich verfolgt. Mehr Infos zum PsyBePLUS gibt es hier: PsyBePLUS Kurzdarstellung